Privacy en cookies

We gaan zorgvuldig om met je gegevens. Hier lees je welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we ze beschermen.
Coach in gesprek met een medewerker aan tafel met laptop

Artikel 1. Definities

  1. In dit privacy beleid worden de volgende definities gebruikt: Vital2Work B.V. : de gebruiker van dit privacy beleid: Vital2Work, gevestigd aan de Grote Voort 293A (8041 BL) te Zwolle, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer: 7846473.
  2. Betrokkene: de natuurlijke persoon die (namens een bedrijf) een overeenkomst is aangegaan met Vital2Work, dan wel de natuurlijke persoon die (namens een bedrijf) contact heeft met Vital2Work i.v.m. het tot stand komen en/of uitvoeren van de overeenkomst of de natuurlijke persoon die (namens een bedrijf) de website bezoekt;
  3. Overeenkomst: de overeenkomst tussen Vital2Work en de betrokkene waarbij de betrokkene gebruik maakt van de dienst die Vital2Work aanbiedt;
  4. Website: de website www.vital2work.nl, die door Vital2Work wordt beheerd;
  5. Profilering: het verwerken van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van de betrokkene geëvalueerd worden met als doel zijn persoonlijke voorkeuren, interesses, online zoekgedrag, locatie te analyseren of te voorspellen;
  6. Persoonsgegevens: gegevens waarmee een natuurlijke persoon geïdentificeerd kan worden.

Artikel 2. Persoonsgegevens

  1. Voor Vital2Work is een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens handelt Vital2Work volgens de toepasselijke wet- en regelgeving.
  2. Vital2Work gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Vital2Work stelt nooit zonder uitdrukkelijke toestemming persoonlijke en individuele gegevens beschikbaar aan zowel werkgever of andere hulpverleners. Ook verkopen wij nooit de persoonsgegevens aan commerciële partijen. Wij gebruiken de persoonsgegevens enkel om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren.
  3. Vital2Work verzamelt persoonsgegevens van de betrokkene wanneer de betrokkene deze persoonsgegevens (via de website) aan Vital2Work heeft verstrekt of wanneer de betrokkene de website bezoekt of telefonisch of via de e-mail contact heeft opgenomen met Vital2Work.
  4. Vital2Work verzamelt en verwerkt de volgende persoonsgegevens:
    1. voor- en achternaam;
    2. adres;
    3. postcode en woonplaats;
    4. geslacht;
    5. bankrekeningnummer;
    6. telefoonnummer;
    7. e-mailadres;
    8. geboortedatum;
    9. Burgerservicenummer;
    10. Curriculum Vitae;
    11. IP-adres;
    12. surfgedrag;
    13. locatiegegevens;
    14. bijzondere persoonsgegevens van de medewerker zoals gegevens over de fysieke en mentale gezondheid.
  5. Bijzondere persoonsgegevens worden enkel verwerkt indien de betrokkene daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Artikel 3. Grondslag en doeleinden van de verwerking

  1. De grondslag van de verwerking van de persoonsgegevens is het uitvoeren van de overeenkomst of, op verzoek van de betrokkene, het nemen van precontractuele maatregelen of toestemming van betrokkene.
  2. Vital2Work verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
    1. het in behandeling nemen van een vraag en/of opmerking van de betrokkene;
    2. het uitbrengen van een offerte en/of aanbod aan betrokkene;
    3. het tot stand komen van de overeenkomst;
    4. om contact met de betrokkene op te kunnen nemen i.v.m. de uitvoering van de overeenkomst;
    5. het uitvoeren van de overeenkomst (o.a. het geven en verstrekken van een persoonlijk advies);
    6. het onderhouden van een klantrelatie met de betrokkene;
    7. het opbouwen en bijhouden van een klantenbestand;
    8. het sturen van een factuur;
    9. het voldoen aan administratieve plichten;
    10. om de betrokkene gepersonaliseerde advertenties en content aan te bieden (profilering), zie ook artikel 4;
    11. om de betrokkene, indien hij daarvoor toestemming heeft verleend, een nieuwsbrief te sturen, zie ook artikel 5;
    12. om de website en de dienstverlening van Vital2Work te verbeteren;
    13. het genereren van algemene statistieken over het gebruik van de website.
  3. De verstrekking van de naam, adres, telefoonnummer en het e-mailadres van de betrokkene is een contractuele verplichting. Zonder de naam, adres, telefoonnummer en het e-mailadres kan geen overeenkomst tot stand komen.
  4. Vital2Work zal de persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, zoals omschreven in artikel 3.2, waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Na afloop van een opdracht vanuit de werkgever worden alle persoonsgegevens 6 maanden bewaard en na deze periode worden de persoonsgegevens geanonimiseerd. Indien betrokkene een persoonlijk advies ontvangt welke medische gegevens bevat, dan zal Vital2Work de persoonsgegevens 20 jaar na beëindiging van de behandeling bewaren (hetgeen verplicht wordt door de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst).
  5. Vital2Work verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor de bestaande doeleinden. Vital2Work streeft naar minimale gegevensverwerking.
  6. Vital2Work zal de persoonsgegevens niet verwerken voor andere doeleinden dan hierboven omschreven.

Artikel 4. Profilering

  1. Profilering wordt enkel uitgevoerd indien de betrokkene daarvoor toestemming aan Vital2Work heeft verleend. Deze toestemming kan door de betrokkene te allen tijde worden ingetrokken.
  2. Het doel van profilering is:
    1. de betrokkene op de website advertenties of overig content te tonen waarvan Vital2Work vermoedt dat de inhoud van de advertentie of content in overeenstemming is met de interesses van de betrokkene;
    2. marketinganalyses;
    3. sturen van een gepersonaliseerde nieuwsbrief.
  3. Profilering kan plaatsvinden door een combinatie van de gegevens die de betrokkene bij het aanmaken van een account verstrekt heeft en van data die afkomstig zijn uit verschillende cookies.
  4. Voor profileringsdoeleinden kunnen de volgende gegevens door Vital2Work worden verwerkt:
    1. geslacht;
    2. leeftijd;
    3. locatiegegevens;
    4. zoekopdrachten ingevoerd op de website;
    5. surfgedrag.

Artikel 5. Nieuwsbrieven

  1. Er worden enkel nieuwsbrieven naar de betrokkene gestuurd, indien de betrokkene daarvoor uitdrukkelijk ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven aan Vital2Work. De betrokkene kan zich te allen tijde afmelden voor nieuwsbrieven, zie artikel 6.
  2. Vital2Work zal de betrokkene niet voor directe marketingdoeleinden benaderen indien de betrokkene daarvoor geen toestemming heeft gegeven.

Artikel 6. Afmelden voor nieuwsbrieven

  1. De betrokkene kan zich op de volgende wijzen afmelden voor nieuwsbrieven:
    1. door in de e-mail waarin de nieuwsbrief is opgenomen op de link te klikken waarmee de betrokkene zich kan afmelden voor dergelijke nieuwsbrieven;
    2. door contact op te nemen met Vital2Work, zie artikel 12.1 voor de contactgegevens.
  2. In elke nieuwsbrief welke naar de betrokkene wordt verstuurd, wordt een link opgenomen waarmee de betrokkene zich kan afmelden voor de nieuwsbrieven.

Artikel 7. Wissen van persoonsgegevens

  1. Vital2Work zal persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging verwijderen uit zijn systemen o.a. indien:
    1. de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verwerkt;
    2. de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens en dit bezwaar terecht is;
    3. de persoonsgegevens onjuist of achterhaald zijn.
  2. Vital2Work is niet verplicht persoonsgegevens te wissen indien sprake is van een van de in de wet omschreven situaties waarbij het “recht op vergetelheid” niet van toepassing is.

Artikel 8. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

  1. Vital2Work zal de persoonsgegevens van de betrokkene niet eerder aan derden verstrekken, dan indien:
    1. Vital2Work daarvoor uitdrukkelijk voorafgaande toestemming heeft verkregen van de betrokkene;
    2. een van de wettelijke grondslagen van toepassing is waarop het verstrekken van persoonsgegevens aan een derde is toegestaan;
    3. het noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst;
    4. de doorgifte geschiedt aan een door Vital2Work voor de in dit privacy beleid opgesomde doeleinden ingeschakelde verwerker met welke verwerker Vital2Work een overeenkomst heeft gesloten die erop ziet dat de verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.
  2. De betrokkene kan zijn toestemming om persoonsgegevens aan derden te verstrekken te allen tijde intrekken.

Artikel 9. Inzagerecht, recht op overdraagbaarheid, rectificatie en verwijderen

  1. Op verzoek verleent Vital2Work aan de betrokkene toegang tot alle persoonsgegevens die Vital2Work van hem bijhoudt en verstrekt Vital2Work de betrokkene kosteloos een kopie van deze gegevens in een dergelijke vorm zodat de betrokkene zelf de persoonsgegevens aan een derde kan verstrekken.
  2. Vital2Work biedt de betrokkene de mogelijkheid om kosteloos eventueel onjuiste gegevens die Vital2Work van hem bijhoudt te laten corrigeren of te verwijderen.
  3. Het verzoek tot toegang, wijziging of verwijdering van gegevens kan schriftelijk of via de e-mail bij Vital2Work worden ingediend, zie artikel 12.1 voor de contactgegevens van Vital2Work. Vital2Work reageert zo spoedig mogelijk op een dergelijk verzoek en in ieder geval binnen 4 weken.

Artikel 10. Bezwaar

  1. De betrokkene kan bij Vital2Work bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens indien hij daarvoor gezien zijn specifieke situatie een goede reden voor heeft. Nadat Vital2Work het bezwaar van de betrokkene heeft ontvangen, stopt Vital2Work met de verwerking van de persoonsgegevens van de betrokkene, tenzij Vital2Work bij de verwerking van persoonsgegevens gerechtvaardigde belangen heeft die zwaarder wegen dan het belang van de betrokkene.

Artikel 11. Recht van beperking

  1. Indien door de betrokkene een verzoek is ingediend i.v.m. het aanpassen, aanvullen of wissen van zijn persoonsgegevens of een bezwaar is ingediend i.v.m. de verwerking van zijn persoonsgegevens en het in behandeling nemen, verwerken en uitvoeren van dit verzoek of dat bezwaar enige tijd duurt, dan kan de betrokkene Vital2Work verzoeken de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken.

Artikel 12. Contact

  1. Voor vragen over de wijze waarop Vital2Work persoonsgegevens verwerkt, het intrekken van een toestemming i.v.m. het verwerken van persoonsgegevens, inzage in persoonsgegevens die Vital2Work van de betrokkene verwerkt, verzoek om een kopie van zijn persoonsgegevens, het verzoek tot wijziging of verwijdering van zijn persoonsgegevens, het verzoek tot het beperken van de verwerking van zijn persoonsgegevens of het indienen van bezwaar tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan de betrokkene via onderstaande contactgegevens contact opnemen met Vital2Work.Contactgegevens:
    Vital2Work
    Adres: Grote Voort 293A
    Postcode/plaats: 8041 BL Zwolle
    E-mailadres: info@vital2work.nl
    Telefoonnummer: 085 – 06 55 319
  2. Indien Vital2Work op verzoek van de betrokkene persoonsgegevens van de betrokkene corrigeert, aanvult of verwijdert of de verwerking van de persoonsgegevens beëindigt of beperkt of een ingetrokken toestemming heeft verwerkt, dan stelt Vital2Work de betrokkene daarvan op de hoogte.

Artikel 13. Beveiligingsmaatregelen

  1. Om inzage van persoonsgegevens door onbevoegden, verlies, diefstal en onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens te voorkomen, heeft Vital2Work verschillende beveiligingsmaatregelen getroffen, waaronder maatregelen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, wijziging, onrechtmatige en onbedoelde vernietiging en onbedoeld verlies van de persoonsgegevens.
  2. Vital2Work neemt de volgende veiligheidsmaatregelen:
    1. het gebruiken van systemen met sterke wachtwoorden om toegang door onbevoegden tot informatiesystemen te voorkomen;
    2. het gebruiken van beveiligde netwerkverbindingen;
    3. gegevens die aan Vital2Work worden verstrekt, worden middels een beveiligde webomgeving opgeslagen;
    4. het versleuteld opslaan van de gegevens in de database;
    5. het periodiek (laten) controleren van de genomen beveiligingsmaatregelen;
    6. tijdige software updates en back-ups op externe, losgekoppelde beveiligde gegevensdragers;
    7. e-mailberichten en/of andere documenten waarin persoonsgegevens van betrokkenen zijn opgenomen worden in de regel niet uitgeprint. Indien er toch iets wordt uitgeprint, dan wordt het document bewaard in een afgesloten kast of wordt het document direct na gebruik vernietigd;
    8. fysieke bescherming van haar IT-voorzieningen en apparatuur tegen toegang door onbevoegden en tegen schade en storingen.

Artikel 14. Privacy beleid van derden

  1. Dit privacy beleid is niet van toepassing op websites of applicaties van derden, zoals social media websites, die door middel van links met de website zijn verbonden. Vital2Work aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot de wijze waarop deze websites omgaan met persoonsgegevens. Voor meer informatie over de wijze waarop deze derden met persoonsgegevens e.d. omgaan, dient het privacy beleid van de betreffende website of applicatie geraadpleegd te worden.

Artikel 15. Wijzigingen

  1. Vital2Work behoudt zich het recht voor om eenzijdig wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Op de website staat de nieuwste versie van het privacy beleid van Vital2Work.

Artikel 16. Datalek

  1. Indien zich bij Vital2Work een beveiligingsincident heeft voorgedaan waarbij persoonsgegevens van gevoelige aard zijn gelekt of waardoor om een andere reden sprake is van een ernstig nadelig gevolg voor de bescherming van de verwerkte persoonsgegevens, dan zal Vital2Work daarvan, indien mogelijk, binnen 72 uur na constatering van het datalek melding maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens en handelen conform de Beleidsregels Meldplicht datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens.
  2. Indien er sprake is van een datalek bij Vital2Work dat ongunstige gevolgen heeft voor de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene, dan stelt Vital2Work de betrokkene daarvan onverwijld op de hoogte.

Artikel 17. Cookies

  1. Vital2Work gebruikt functionele, analytische en tracking cookies.
  2. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen in de browser van het device van de betrokkene.
  3. Vital2Work plaatst enkel tracking cookies indien de betrokkene voorafgaand aan het bezoek aan de website toestemming heeft gegeven voor het plaatsen van tracking cookies. Voordat de betrokkene toestemming heeft verleend voor tracking cookies, zullen alleen functionele en analytische cookies worden geplaatst die geen gevolgen hebben voor de privacy van de betrokkene.
  4. De betrokkene kan zich afmelden voor cookies door zijn internetbrowser op een dergelijke wijze in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan de betrokkene ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van zijn browser verwijderen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kan de betrokkene vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van zijn browser. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van een website. Wanneer de betrokkene functionele cookies verwijdert, dan kan dat gevolgen hebben voor het correct functioneren van de website en is het mogelijk dat Vital2Work zijn dienst niet of niet naar behoren kan verlenen.
  5. Soorten cookies en doelen:
    De partij die de cookie plaatst Het soort cookie Het doel waarvoor de cookie wordt geplaatst
    Vital2Work Functionele cookie Functionele cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren functioneert. Deze cookies worden bijvoorbeeld gebruikt zodat de betrokkene kan inloggen op de website. Met functionele cookies kan de website de betrokkene herkennen wanneer de betrokkene de website weer bezoekt. Dit is handig zodat de betrokkene niet steeds opnieuw hoeft in te loggen op de website bij een nieuw websitebezoek.
    Vital2Work ten behoeve van het gebruik van Google Analytics Analytische cookie Door het gebruik van analytische cookies kan Vital2Work zien op welke wijze de betrokkene de website gebruikt en kan Vital2Work op basis daarvan de website verbeteren. Analytische cookies worden niet met derden gedeeld, worden niet door derden gebruikt en worden niet gekoppeld aan de naam of het e-mailadres van de betrokkene. Vital2Work heeft Google Analytics op een dergelijke wijze ingesteld dat bezoekers van de website anoniem blijven.
    Vital2Work Tracking cookie Het uitvoeren van marketinganalyses en het uitvoeren van gepersonaliseerde marketing.
  6. Vital2Work kan zijn beleid ten aanzien van cookies van tijd tot tijd, bijvoorbeeld vanwege een wetswijziging, aanpassen. Wijzigingen of aanvullingen op het beleid van Vital2Work ten aanzien van cookies worden hier gepubliceerd. Vital2Work raadt de bezoeker aan om regelmatig dit beleid te controleren.

Artikel 18. Klacht indienen

  1. Indien de betrokkene van mening is dat de verwerking van persoonsgegevens door Vital2Work niet in overeenstemming is met dit privacy beleid en/of met de toepasselijke wet- en regelgeving, dan kan de betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.